Dateien zur Ansicht freigeben

Manchmal möchte man eine Datei, ein Foto oder ein Lied den Kollegen oder Freunden zur Ansicht schicken; dies erspart voluminöse und umständliche E-Mails mit Dateianhängen. Dropbox hat dafür die Funktion “Dropbox-Link freigeben”, die deutlich einfacher, aber auch restriktiver arbeitet als die Ordner- und Dateifreigabe.

Der Unterschied zur Freigabe besteht bei dieser Variante darin, dass die Daten öffentlich gemacht werden – jeder, der den entsprechenden Link hat, darf die so zugänglich gemachte Datei also ansehen. Und nicht nur das: Auch das Herunterladen ist möglich. Bei der Ordnerfreigabe muss dagegen vorher eine Einladung erfolgen.

Bearbeiten lässt sich eine öffentlich gemachte Datei allerdings nicht, sie ist somit vor Manipulationen geschützt.

Link zu einer Datei erzeugen

Einen öffentlichen Link können Sie sowohl für einzelne Dateien als auch für ganze Ordner erstellen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie den Menüpunkt “Dropbox-Link freigeben.” Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Link in die Zwischenablage kopiert, von wo aus sie ihn in E-Mails oder andere Dokumente einfügen können.

Ein öffentlicher Link wurde erzeugt (die Textmeldung "Freigabe" ist irreführend ...)
Ein öffentlicher Link wurde erzeugt (die Textmeldung “Freigabe” ist irreführend …)

Auf der Dropbox-Webseite taucht der öffentliche Link unter dem Menüpunkt Links auf. Dies ist gleichzeitig die einfachste Möglichkeit, den Überblick zu behalten und (ältere) öffentliche Links zu löschen. Hier geht’s direkt zu der Übersichtsseite.

Öffentlich einsehbare Dateien und Ordner auf der Dropbox-Webseite
Öffentlich einsehbare Dateien und Ordner auf der Dropbox-Webseite

Link zu einem Ordner erzeugen

So wie man Freunden oder Kollegen einzelne Dateien schicken kann, lassen sich auch ganze Ordner zum Download bereitstellen. Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf ein Verzeichnis und wählen Sie den Punkt “Dropbox-Link freigeben.”

Hat man ein ganzes Verzeichnis öffentlich zugänglich gemacht, dann sieht der Empfänger des Links alle Ordnerinhalte in Gestalt einer Dropbox-Seite. Hier hat er die Möglichkeit, den kompletten Ordner als Zip-Datei herunterzuladen.

Webansicht eines öffentlichen Ordners
Webansicht eines öffentlichen Ordners

Bei beiden Link-Typen muss der Empfänger übrigens kein Dropbox-Konto haben!

Es gibt dafür aber eine andere Einschränkung: Eine öffentlich geteilte Datei darf ein tägliches Transfervolumen von 20 Gigabyte nicht überschreiten; andernfalls bekommt der Nutzer eine Mail und alle weiteren Transfers werden gestoppt. Bei den kostenpflichtigen Unternehmens-Accounts darf der Traffic bis zu 200 Gigabyte pro Tag betragen.

Abgrenzung und Unterschiede zur Freigabe

Ein öffentlicher Link ist lang und kodiert; es ist praktisch unmöglich, diesen zu erraten. Dennoch sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass jeder, der den Link hat, auch Zugriff auf Ihre Datei(en) hat.

Eine solche Preisgabe der Daten ist nicht immer gewünscht, weshalb Sie mit dieser Option vorsichtig umgehen und alle Freigaben von Zeit auf der Dropbox-Webseite prüfen sollten. Wird ein solcher Link auf Webseiten gepostet, kann er sogar von Suchmaschinen indexiert werden!

In der Pro-Version können Sie übrigens die Gültigkeit und den Zugriff auf öffentliche Links begrenzen.

Die Freigabe beschränkt im Gegensatz dazu schon von Haus aus die Rechte; hier darf nur der an die Dateien, der explizit eingeladen wurde.

Leider kann man die beiden Varianten leicht verwechseln. Die Optionen im Kontextmenü unter Windows wurden ähnlich benannt. Der untere Menüpunkt („Diesen Ordner freigeben …“) dient dazu, den Ordner für andere Personen freizugeben. Der obere Punkt („Dropbox-Link freigeben“ plus Symbol) macht das Verzeichnis dagegen öffentlich zugänglich für jeden, der den Link hat.

Freigabe vs. öffentlicher Link
Freigabe vs. öffentlicher Link

Schließlich gibt es noch etwas zu beachten: Freigaben können immer nur für ganze Verzeichnisse eingerichtet werden. Öffentliche Links dagegen funktionieren sowohl mit einzelnen Dateien als auch mit ganzen Ordnern.

Öffentlichen Link via Webseite erzeugen und einsehen

Gerade am Anfang ist es zweckmäßig, Freigaben über die Dropbox-Webseite einzurichten. Hier ist der Unterschied viel besser zu erkennen.

Öffentlichen Link über die Webseite erzeugen
Öffentlichen Link über die Webseite erzeugen

 

Im Menü am linken Rand folgt außerdem nach dem Punkt „Freigabe“ der Eintrag „Links“. Ersterer enthält alle Teamordner, während unter „Links“ sämtliche öffentlichen Freigaben zu finden sind.

Öffentlichen Freigabe-Link vergessen?

Wenn Sie einen oder mehrere Ihrer öffentlichen Links später noch einmal benötigen, führt kein Weg an der Webseite vorbei. Rufen Sie die Seite und den Menüpunkt “Links” auf und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol der entsprechenden Datei (bzw. des Ordners).

Ein Popup-Fenster zeigt anschließend den öffentlichen Link an. Praktisch: Sie können diesen gleich per Mail mithilfe des Formulars versenden.

Freigabe-Link einsehen
Freigabe-Link einsehen

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