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Dropbox-Ordner freigeben

Eine der wesentlichen Funktionen der Dropbox ist die Ordner-Freigabe; damit können Sie einzelne Ordner auch für Dritte freigeben. Wie’s geht und was Sie dabei beachten müssen, zeigt der folgende Tipp.

Wer die Dropbox nur alleine nutzt, benötigt diese Funktion nicht; da die Cloud-Software aber mittlerweile so weit verbreitet ist, dass sie von gefühlt jedem PC-Anwender genutzt wird, kommt man vermutlich irgendwann zwangsläufig in Verlegenheit, mit Freunden oder Arbeitskollegen zusammen in einem Ordner zu arbeiten. Gemeint ist hierbei eine vollständige Freigabe; die eingeladenen Personen sollen alle Dateien im Ordner bearbeiten und gegebenenfalls auch löschen können. Für eine Freigabe, bei der man Dateien und Ordner nur zur Ansicht freigibt, müssen Sie anders vorgehen (wie, das zeigt der Tipp Dateien zur Ansicht freigeben).

Dropbox-Ordner freigeben: so geht’s

Um einen Ordner freizugeben, müssen Sie zunächst eine Einladung per Mail an eine oder mehrere Personen verschicken – akzeptieren diese die Einladung, können diese fortan Dateien ansehen und bearbeiten. Dafür benötigen die Partner ebenfalls einen Dropbox-Account.

Sie können nur ganze Ordner freigeben und Ihre Teammitglieder haben immer Vollzugriff auf alle Dateien darin. Wenn Sie einzelne Dateien schützen wollen, so müssen Sie diese aus dem freigegebenen Verzeichnis entfernen (die kostenpflichtigen Dropbox-Varianten bieten eine Reihe von Werkzeugen, um den Zugriff genau zu regeln, doch das soll nicht Gegenstand dieses Tipps sein.)

Per Rechtsklick auf einen Ordner – egal, ob im Browser oder dem Dropbox-Ordner auf dem Desktop – finden Sie die Option „Diesen Ordner freigeben“ (Desktop) beziehungsweise „Freigeben” – “Nutzer zur Zusammenarbeit einladen“ (Webseite). Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen an, mit denen Sie Ihren Ordner teilen möchten. Die Partner erhalten unmittelbar darauf eine entsprechende Mail mit der Einladung.

Dropbox-Ordner freigeben
Dropbox-Ordner freigeben

Beachten Sie, dass die Option „Nutzern gestatten, andere einzuladen“ standardmäßig aktiviert ist! Wer also von Ihnen eine Einladung erhält, kann nahezu beliebig viele weitere Dropbox-Nutzer einladen. Meist empfiehlt es sich daher, diese Option zu kontrollieren und gegebenenfalls abzuschalten. Seit Einführung der neuen Verwaltungswerkzeuge mit Version 2.10 heißt der Punkt nun etwas umständlich „Bearbeitern erlauben, die Nutzer dieses Ordners zu verwalten“.

Um die Freigabe zu widerrufen, klicken Sie auf die Option „Freigabe“ in der linken Menüleiste der Dropbox-Weboberfläche Ihres Kontos. Rechts neben der Auflistung gibt es jeweils die Schaltfläche „Optionen“, dort können Sie die Freigabe aufheben.

Bei der Freigabe gibt es noch einige weitere Einschränkungen. So können Sie einen Ordner nicht freigeben, wenn bereits ein Unterordner darin freigegeben ist – es erscheint eine Fehlermeldung (siehe Bild unten). Außerdem passierte es uns hin und wieder, dass eine Freigabe verloren ging, wenn der übergeordnete Ordner umbenannt wurde, obwohl das laut der Dropbox-Dokumentation nicht vorkommen sollte.

Dropbox-Ordner freigeben
Fehlermeldung bei der Freigabe

Sollten Sie eine Freigabe „verlieren“, dann erneuern Sie einfach die Freigabe oder treten dem Ordner erneut bei. Dazu muss dann auch keine Mail mehr verschickt werden.

Dennoch ist Vorsicht geboten: Nach dem erneuten Beitritt wird der Ordner unter seinem originalen Namen wieder erstellt. In der Regel hat man die Inhalte dann zweimal – einmal unter dem originalen Namen und einmal unter dem neuen Namen.

Geteilten Ordnern beitreten

Wenn Sie selbst eine Einladung erhalten, so können Sie dem freigegebenen Ordner natürlich ebenfalls beitreten. Gut zu wissen ist dabei, dass der Speicherplatz auch von Ihrer Dropbox abgezogen wird – und nicht nur von der freigebenden Dropbox! Bei großen Freigabemengen – vor allem in Teams – empfiehlt sich daher die Selektive Synchronisation.

In dem Moment, in dem Sie eine Einladung akzeptieren, werden die Ordner im Hauptverzeichnis Ihrer Dropbox angelegt und die Inhalte hereinkopiert. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können Sie diese Ordner an einen beliebigen Ort innerhalb Ihrer Dropbox verschieben. Die Freigabe geht in diesem Fall nicht verloren. Erschrecken Sie nicht: Der Meldung „Ordner XY gelöscht“ in der Taskleiste folgt wenige Sekunden später die Nachricht, dass Sie dem Verzeichnis nun wieder beigetreten sind.

Dennoch sollten Sie immer wieder einen Kontrollblick auf das Teamsymbol werfen. Wenn es vor einem Ordner angezeigt wird, ist die Freigabe aktiv, wenn nicht, ist irgendetwas schiefgelaufen und Sie müssen dem Teamordner erneut beitreten.

Dropbox-Ordner freigeben 2
Das Team-Symbol unten zeigt einen freigegebenen Dropbox-Ordner an

Freigegebene Ordner verwalten

Einen freigegebenen Ordner können Sie beliebig umbenennen – egal, ob Sie diesen selbst freigegeben haben oder einer Einladung gefolgt sind. Die Ordner der teilnehmenden Personen bleiben miteinander verbunden, egal ob diese auf dem oder den lokalen PC(s) anders benannt werden oder nicht.

Sie dürfen den Freigabeordner auch verschieben; solange er in der Hierarchie unter dem Dropbox-Hauptordner bleibt, gibt es keine Probleme. Die Namen der Unterordner jedoch werden nach einer Änderung auch bei den anderen Teilnehmern umbenannt – ein kleines, aber wichtiges Detail!

Haben Sie selbst eine Freigabe erteilt, so können Sie diese komfortabel per Rechtsklick auf den Ordner verwalten; seit kurzem gibt es dafür einen neuen Dropbox-Dialog, der alle Berechtigungen fein säuberlich auflistet.

Benutzerverwaltung in einem freigegebenen Ordner
Benutzerverwaltung in einem freigegebenen Ordner

Detailierte Änderungen sind jedoch nur in den kostenpflichtigen Varianten möglich. Dennoch ist die Übersicht auch für Gratis-Nutzer der Dropbox sehr hilfreich.

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